הקטנת נפח תיבת הדואר

מקור

ככל שאנו מקבלים יותר ויותר מיילים עם קבצים מצורפים, נפח תיבת הדואר גדל.
עם הזמן התיבה מגיעה לממדיים עצומים (2-10gb ומעלה) והאאוטלוק נהיה כבד ואיטי יותר.
ישנם כמה פתרונות יעילים שנוכל לבצע על מנת לצמצם את נפח התיבה
וע"י כך גם לשפר את הביצועים.

1. התקנת Office2007 SP2 -כולל יותר מ 270 שינויים, משפר משמעותית את ביצועי אופיס.
2. מחיקת הודעות דואר וקבצים כפולים.
3. חילוץ והסרת קבצים מצורפים מהודעות הדואר.
4. כיווץ הקבצים המצורפים להודעות הדואר.
5. יצירת קובץ ארכיון להודעות ישנות.
6. ביצוע איחוי לקובץ ה PST.

גיבוי הגדרות ופרטי הדואר
מומלץ לבצע גיבוי לפני ביצוע הפעולות שמה שנתחרט על מעשינו.
ניתן לגבות את תיבת הדואר באאוטלוק בקלות יתר, אם זאת עם או בלי תוכנת עזר.

נאתר את הקובץ בו משתמש אאוטלוק (קובץ עם סיומת PST)  לשמירת פריטי הדואר
(הודעות, אנשי קשר וכדו') ע"י בחירה בתפריט: Tools-> Account Settings->Data Files
ונצרוב אותו על הדיסק -ראה: .

אפשרות נוספת היא להשתמש באופציית ה Import and Export לייצוא פרטי הדואר.
מחלון זה ניתן אף לגבות את חשבון הדואר (פרופיל) ע"י סימון
ה Import Internet Mail Account Settings- פרטים נוספים.
לחלופין, ניתן להתקין תוסף של מיקרוסופט בשם: Outlook Personal Folders Backup
לבצע את הפעולה באופן אוטומטי או להשתמש בתוכנות צד שלישי- פרטים נוספים.
במידה וקובץ ה PST פגום, ניתן להשתמש ב Inbox Repair Tool כדי לתקן אותו.

Office 2007 SP2
לפי טענת מיקרוסופט, דיווחים ברשת וניסיון אישי,
חבילת העדכונים SP2 לאופיס 2007 מייצבת ומשפרת את ביצועי יישומי אופיס
בצורה משמעותית- הורדה.

מחיקת הודעות דואר כפולות
Outlook Duplicate Items Remover \
תוספים לאאוטלוק המאתרים מסירים כפילויות (הודעות וקבצים מצורפים)
בתיבת הדואר- פרטים נוספים.

חילוץ קבצים מהודעות דואר באאוטלוק
ניתן לצמצם את נפח תיבת הדואר בצורה משמעותית ע"י הסרת הקבצים המצורפים
ושמירתם בספרייה מקומית מחוץ לתוכנת הדואר.

באאוטלוק ניתן לשמור את כל הקבצים המצורפים להודעה ספציפית
ע"י בחירה באופציה save attachments מתפריט ה  File
הבעיה שהקבצים לא נמחקים מההודעה המקורית ולא ניתן לבצע את הפעולה
על ספרייה אלא רק להודעות דואר ספציפיות.

Outlook Attach View
תוכנת Portable מבית Nirsoft המבצעת סריקה להודעות דואר באאוטלוק
ומציגה את הקבצים המצורפים להודעות. ניתן לארגן את התצוגה לפי הסדר הרצוי,
לחפש ולאתר קבצים ספציפיים במהירות ובלי בעיה.
ניתן לשמור את אותם הקבצים לספריה נפרדת שממוקמת על המחשב המקומי,
כאשר באפשרותנו להסיר את הקבצים מההודעות המקוריות.
התוכנה תומכת בכל גרסאות האאוטלוק, לא דורשת התקנה ופועלת על
פלטפורמת ווינדוס 2000-2008, XP וויסטה.

תוסף לאאוטלוק המאפשר לחלץ את הקבצים המצורפים מהודעות הדואר
ושמירתם לספרייה מקומית.
שימוש: נסגור את האאוטלוק ונתקין את התוסף- .
לאחר מכן נפתח שוב את האאוטלוק, נסמן את הספרייה שממנה אנו רוצים לחלץ
את הקבצים (למשל ה Inbox) או הודעות דואר ספציפיות, נבחר את האופציות הרצויות
ונלחץ על כפתור ה Attachment remover.

ניתן לחלץ קבצים עם גודל או סיומת ספציפית.
ניתן להגדיר איך אנו רוצים להסיר את הקבצים ומה לעשות איתם:
ע"י הוספת הפנייה\ קישור לקובץ בכל הודעה ממנה הוסרו הקבצים,
החלפת הקובץ המצורף בתיאור טקסטואלי או להסיר ללא זכר.
ניתן להתקין את התוסף על ווינדוס XP 32 ביט וגרסאות אאוטלוק: 2000, 2003, 2007.

תוסף לאאוטלוק 2007 המאפשר שמירה אוטומטית של קבצים המצורפים
להודעות דואר לספרייה מקומית. ניתן להסיר את הקבצים מההודעה המקורית
או רק לשמור אותם. התוסף עובד על פלטפורמת ווינדוס XP וויסטה 32 ו 64 ביט
ודורש התקנת דוט-נט ו Visual Studio Tools לחבילת אופיס 2007.

ייבוא של קבצי הווידאו והתמונות משירותי דואר שונים לשירות אכסון אונליין.
שירות זה מאפשר לחלץ את התמונות וקבצי הווידאו מחשבונות דואר שונים:
Hotmail, Yahoo!, GMail, AOL Mail, MobileMe.
או כל שרת דואר התומך ב IMAP, לשתף או לשמור כחשבון פרטי.
נדרש מהמשתמש להזין את כתובת הדואר והסיסמה לכל חשבון.
לאחר ביצוע הפעולה ניתן לאחסן את הקבצים בגלריה אונליין (עד 1gb)
בה ניתן לעיין, להסיר פריטים כפולים, לערוך ואף להוריד למחשב המקומי (באופן חלקי).
שירותים דומים בעלי יכולות נרחבים יותר: Postbox\MailStore\

חילוץ קבצים מהודעות דואר בג'מייל
Attachment Extractor תוסף לפיירפוקס\ Thunderbird
המאפשר חילוץ ושמירת קבצים המצורפים להודעות דואר שסומנו בתיבת הג'מייל.
ניתן להגדיר שהקבצים יוסרו מההודעות המקוריות וע"י כך לפנות מקום רב בתיבה.

כיווץ קבצים מצורפים
באאוטלוק 2007 ניתן לבצע כיווץ ידני או אוטומטי לקבצי תמונות
המצורפים להודעות הדואר ע"י בחירה באופציית ה Attachment Option מתפריט ה Insert.
פעולה זו יעילה במידה ומבצעים את פעולת הכיווץ באופן  אוטומטי על כל תכולת התיבה.
ראה גם: פתרונות כיווץ נוספים.

כיווץ הודעות דואר באאוטלוק
באאוטלוק ישנו מנגנון מובנה (Compact Now) לכיווץ הודעות ישנות ושמירתם כקובץ ארכיון.
מומלץ להשתמש בפיצ'ר זה על מנת להקטין את נפח התיבה- פרטים נוספים.

איחוי לקובץ ה PST
במידה וקובץ ה PST גדל לממדיים עצומים, שווה לבצע פעולת איחוי על הקובץ
ע"י תוכנה כמו Defraggler- פרטים נוספים.